Os prestadores de cuidados têm sempre muitas tarefas a realizar num período de 24 horas.
Fazer uma boa gestão do tempo pode ajudar a aliviar o stress da marcação de consultas médicas, da gestão de profissionais de saúde que vão ao domicílio ou da organização de transportes e atividades recreativas ou outras tarefas.
Tarefas adicionais como estas, acumuladas para além da lista regular de tarefas, fazem com que alguns prestadores de cuidados acusem algum stress e cansaço.
A gestão do tempo implica essencialmente, um processo de organização e planeamento da divisão do tempo entre atividades específicas para maximizar a produtividade e atingir os objetivos.
Uma gestão eficaz do tempo pode reduzir os níveis de stress e aumentar a satisfação no trabalho, tornando-a uma competência essencial para os prestadores de cuidados.
Uma boa estratégia de gestão do tempo permite planear e definir as prioridades do tempo diário.
Uma boa estratégia de gestão do tempo ajuda a criar eficiências, permitindo trabalhar de forma mais inteligente, mais fácil, e com menos stress.
A gestão do tempo é, assim, a chave para aumentar a produtividade e reduzir o stress.
Ao organizar o tempo de forma eficaz, os prestadores de cuidados podem realizar as suas tarefas com maior eficiência, o que resulta num melhor desempenho profissional e numa vida mais equilibrada.
Estratégias para gerir o tempo dos prestadores de cuidados
Muitas pessoas têm uma lista de afazeres tão longa e avassaladora que nem sabem por onde começar sentindo-se sobrecarregadas e stressadas.
Este tipo de situação é comum e é geralmente designada por paralisia de análise. Acontece frequentemente quando as pessoas têm muitas tarefas para realizar e sentem que é demais e não sabem por onde começar.
Se o cuidador se manter organizado durante o dia poderá concluir as tarefas mais facilmente e ter espaço para acontecimentos inesperados ou que saiam da rotina.
Estas são algumas estratégias que podem ser adotadas para maximizar a utilização do tempo disponível:
Escrever uma lista de tarefas diárias
Escrever uma lista pode parecer óbvio, mas ajuda mesmo. O cuidador pode começar por fazer uma lista inicial, mas não se preocupar ainda com a perfeição ou a ordem. Basta anotar tudo o que precisa de ser feito para que nada seja esquecido.
Para os prestadores de cuidados, é sempre bom começar o dia com uma lista de tarefas, em vez de confiarem na lista que têm na cabeça.
A lista de tarefas deve ser básica e flexível, permitindo ocorrências inesperadas ou mudanças rápidas, bem como pausas e tempo para afazeres pessoais, compromissos familiares, ou outras situações.
Uma das maiores vantagens de manter uma lista de tarefas é verificar as coisas da lista à medida que o dia avança, dando uma sensação de realização, um sentimento de estar em controlo e mantendo um foco claro.
Para quem não gosta de fazer listas, existem várias ferramentas que ajudam a manter um registo das atividades diárias.
Para os prestadores de cuidados que trabalham em equipa, será essencial sincronizar as listas para evitar a duplicação de tarefas, o que pode levar a uma perda de tempo e de esforço.
Criar uma lista de tarefas diárias ajuda os cuidadores a manterem-se organizados e produtivos.
Devem anotar as tarefas num caderno ou numa aplicação móvel e mantê-la à mão. A verificação dos itens da lista à medida que são concluídos pode proporcionar uma sensação de realização, controlo da situação e recompensa.
Planear os dias
Ao pensar na lista de tarefas diárias, pode ser útil planear o dia, tendo em conta que este pode não correr como planeado.
Dar prioridade às coisas mais importantes em primeiro lugar, como as consultas médicas ou o reabastecimento de medicamentos. Utilizar um calendário grande que a pessoa de quem cuida também possa ver, pode ser uma forma de a fazer sentir-se envolvida e de encorajar a independência no dia a dia.
Planeamento e definição de objetivos
Os prestadores de cuidados já têm um tempo limitado, pelo que despender tempo para planear e estabelecer objetivos pode parecer um fardo adicional.
Por outro lado, o planeamento regular e a definição de objetivos ajudam a minimizar drasticamente o stress e o desperdício de tempo, bem como evitam que os prestadores de cuidados se sintam presos num ciclo interminável de gestão de crises.
Os cuidadores podem planear primeiro o panorama geral e depois dividi-lo em objetivos mais pequenos e exequíveis. Estes podem incluir aspirações pessoais e familiares, bem como objetivos profissionais.
Definir objetivos pessoais
A prestação de cuidados pode limitar a quantidade de tempo que o cuidador tem para se dedicar a si próprio e aos seus objetivos pessoais.
No entanto, é importante reservar tempo para isso também. É importante encontrar formas de desenvolver os talentos e aspirações.
Pode considerar-se estabelecer alguns objetivos pessoais por semana ou por mês, quer seja escrever no diário pessoal ou aprender a cozinhar um novo prato.
Os prestadores de cuidados, provavelmente experimentam com frequência a sensação de nunca ter tempo suficiente num dia. É certamente um sentimento normal.
Por isso é importante adotar estratégias de gerir o tempo para que o cuidador não se sinta tão sobrecarregado todos os dias.
O planeamento regular e a definição de objetivos pessoais e profissionais podem reduzir significativamente o stress e o desperdício de tempo. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunos.
Aplicar a regra 80-20
Conhecida como o Princípio de Pareto, a regra 80-20 sugere que 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Ao identificar e dar prioridade a estas tarefas de grande impacto, os prestadores de cuidados podem gerir eficazmente o seu tempo e aumentar a produtividade.
Estabelecer prioridades
Estabelecer prioridades pode poupar muito tempo. Se estiverem muitas coisas na lista inicial, pode ser útil fazer uma segunda lista que classifique as tarefas individuais por ordem de importância.
As tarefas que têm muito peso e importância e as que têm prazos apertados devem ser colocadas no topo da lista. Pode acontecer que algumas das tarefas mais triviais nem sequer cheguem a esta lista secundária.
Dar prioridade às tarefas é fundamental para uma gestão eficaz do tempo. Os cuidadores podem utilizar diferentes métodos para dar prioridade às suas tarefas.
Um dos métodos pode ser separar por uma determinada ordem, como por exemplo primeiro fazer as tarefas urgentes e importantes, adiar tarefas importantes, mas não urgentes, delegar tarefas urgentes, mas não importantes e eliminar tarefas que não são urgentes nem importantes.
O cuidador deverá utilizar um método que seja mais adequado a si e à sua situação.
Definir limites de tempo para as tarefas
Estabelecer limites de tempo para tarefas específicas pode melhorar a concentração e a eficiência.
Os prestadores de cuidados podem utilizar os dados de uma auditoria do tempo para identificar as tarefas que demoram mais tempo do que o previsto e estabelecer limites de tempo em conformidade.
Criar uma auditoria do tempo
O primeiro passo para uma gestão eficaz do tempo envolve compreender como uma pessoa está a gastar o seu tempo. Os prestadores de cuidados podem realizar uma auditoria do tempo, quer manualmente, por escrito ou utilizando uma aplicação de controlo do tempo.
Este exercício ajudará a identificar onde é gasta a maior parte do tempo e se é necessário modificar determinados comportamentos para uma melhor gestão do tempo.
O principal objetivo da gestão do tempo é modificar o comportamento e não o tempo. Os cuidadores precisam de saber primeiro como gastam o tempo e ver os seus padrões de comportamento ao longo do dia.
Poderão criar a auditoria do tempo, por escrito ou utilizando a aplicação de controlo do tempo, acompanhando as atividades diárias e assim identificar quantas horas gastam diariamente em várias atividades, o que posteriormente, ajudará a compreender os padrões de comportamento no trabalho e a tomar medidas corretivas em conformidade.
Aprender que o suficiente é suficiente
Todas as tarefas a realizar não têm de ser perfeitas. Esperar fazer tudo na perfeição é o maior desperdício de tempo. Algumas pessoas não conseguem começar se pensarem que têm de fazer tudo na perfeição.
Fazer apenas o suficiente para que a pessoa de quem cuida sinta que está a atender às suas necessidades e depois deixar o resto para trás.
Baixar os padrões de exigência
Os padrões normais do dia a dia são muitas vezes esquecidos durante a prestação de cuidados. Esta situação é aceitável.
A casa não tem de estar impecável, não tem de haver uma refeição caseira todas as noites, por exemplo. Dar um desconto por determinada situação pode ser uma forma de produtividade porque ajuda a focar no que é mais importante.
Encontrar formas de se fazer sentir melhor
Por exemplo, uma arrumação rápida, mesmo que signifique atirar coisas para um armário, pode ajudar algumas pessoas a desarrumarem os seus espaços e as suas mentes. Uma rápida limpeza pela casa pode garantir que a casa é uma fonte de conforto e não de angústia.
Deixar a desarrumação e limpeza profunda para uma altura em que não há tanto stress.
Menos é mais
Livrarmo-nos de coisas que não fazem falta e não as substituir pode ser libertador. Isto pode ser um conceito difícil de transmitir a alguém que não consegue libertar-se de nada ou a um idoso que é obrigado a abdicar de muita coisa, mas ter menos coisas em redor pode ajudar a dar uma sensação de menos para fazer e a reduzir o stress e ansiedade.
Gerir as expectativas
Os prestadores de cuidados precisam de gerir as suas expectativas de forma realista sobre o que podem realizar num dia. Incluir na agenda diária tempo para eventos inesperados ou emergências pode ajudá-los a lidar com o inesperado com menos stress.
Não ter medo de expressar as emoções
Pode ser difícil processar as emoções, especialmente quando se tem a tarefa de apoiar e cuidar de um idoso fragilizado, especialmente se for um familiar, mas honrar a própria reação e emoções é essencial para manter o bem-estar mental.
Lidar com a desorganização
Cerca de 20% dos doentes de Alzheimer apresentam comportamentos de acumulação que podem causar riscos de segurança em casa.
Além disso, viver num espaço desordenado também pode dificultar as tarefas diárias básicas, como vestir ou cozinhar.
Ao tentar arrumar o espaço da pessoa que é cuidada, começar sempre por definir uma prioridade e fazer um plano. Por exemplo, se o objetivo é reduzir o risco de queda, fazer uma série de pequenos planos para identificar os objetos que apresentam maior risco.
Um ambiente de trabalho desorganizado pode causar stress e diminuir a produtividade. Os prestadores de cuidados devem procurar arrumar e organizar o espaço de trabalho para aumentar a eficiência.
Organizar é essencial
Se o cuidador tiver pouco tempo, a melhor coisa a fazer é organizar-se. Existem algumas formas simples de poupar algum tempo todos os dias:
- Manter toda a papelada e documentos importantes num único local
- Manter uma lista de tarefas diárias no mesmo local e atualizar diariamente
- Guardar todos os medicamentos no mesmo sítio e separá-los semanalmente. Também pode ser útil manter uma lista de todos os medicamentos que estão a ser utilizados
- Utilizar auxiliares. Existem muitas ferramentas e recursos que podem ser utilizados. Por exemplo, se a pessoa de quem se cuida tem dificuldade em vestir-se, podem procurar-se ferramentas e auxiliares que ajudem com botões, sapatos com velcro e roupa com elástico na cintura
- Manter um registo das tarefas domésticas regulares, como compras de supermercado, lavandaria, limpeza e preparação de alimentos e programar com antecedência o tempo para todas estas tarefas ajuda a gerir o tempo de forma mais eficiente
Ter atenção ao conforto na organização
À medida que os problemas de saúde e o envelhecimento progridem, pode ser necessário passar mais tempo em casa. Nestas circunstâncias, é importante que a casa se torne num local de paz e tranquilidade, em vez de caos. Um lugar confortável e bem organizado pode ajudar a poupar tempo.
Algumas modificações simples podem tornar a casa de qualquer pessoa num lugar mais confortável e organizado:
- Instalar uma sanita elevada e barras de apoio na casa de banho e na banheira
- Trocar os puxadores normais das portas por alternativas fáceis de agarrar, como puxadores de alavanca
- Instalar monitores e sistemas de alerta quando há riscos de deambulação, tais como alarmes de porta e sensores de movimento
- Utilizar iluminação forte para reduzir o risco de queda
Organizar os objetos essenciais diários
Pode parecer óbvio, mas manter as chaves, a carteira e outros objetos essenciais no mesmo local pode ajudar a poupar tempo e a diminuir o stress.
Pode ser mais útil manter os objetos essenciais junto à porta para que seja mais fácil lembrar deles.
Concentrar numa só tarefa de cada vez
As multitarefas podem ser contraproducentes. Concentrar numa só atividade poupa tempo e pode ajudar a organizar as tarefas.
A multitarefa tem um efeito negativo na produtividade e a concentração numa só tarefa pode ajudar os prestadores de cuidados a realizar mais tarefas. Ao concentrar-se numa coisa de cada vez, pode também evitar possíveis distrações.
Bloquear as distrações
Tal como referido anteriormente, é importante bloquear todas as distrações para melhor concentrar num assunto ou tarefa. Durante a prestação de cuidados, utilizar o telemóvel é uma das principais causas de distração.
As distrações acabam por prejudicar o plano diário e o andamento da execução de todas as tarefas.
Estabelecer limites de tempo para as tarefas
Estabelecer um limite de tempo para cada tarefa e utilizar um temporizador para garantir que todas as tarefas recebem a devida atenção.
Desta forma, os prestadores de cuidados podem gerir melhor atividades quotidianas que demoraram mais tempo do que o previsto e podem determinar limites de tempo a certas tarefas.
Este processo pode ajudar a aumentar a eficiência e a reduzir o consumo de tempo.
Tirar tempo para si próprio
Embora os prestadores de cuidados ajudem os outros a melhorar a sua saúde e bem-estar, esquecem-se frequentemente da sua própria saúde e acabam por ficar doentes.
Os cuidadores devem sempre reservar tempo para si próprios, para que o seu bem-estar não se perca quando cuidam dos outros.
Ninguém pode ser produtivo quando está física, mental ou emocionalmente esgotado, os prestadores de cuidados só podem prestar um serviço da melhor qualidade quando estão saudáveis.
Programar uma pausa de 3 em 3 horas pode ajudar os cuidadores a manterem a concentração, a produtividade elevada ao longo do dia, a manterem-se saudáveis e a aumentarem os níveis de energia, sem se sentirem esgotados.
Frequentemente negligenciam as suas próprias necessidades, o que leva ao esgotamento físico e mental. É fundamental que os prestadores de cuidados programem pausas regulares e atividades de autocuidado para manterem a sua saúde e produtividade.
Reconhecer as limitações e procurar ajuda é um aspeto essencial da gestão do tempo. Os cuidadores devem pedir ajuda quando se sentem sobrecarregados.
Procurar apoio, seja partilhando as preocupações e emoções com um amigo ou com um familiar ou colega, o mais importante é ter alguém com quem falar.
Procurar ou criar uma rede de outros prestadores de cuidados com quem se possa aprender e partilhar e arranjar tempo para fazer exercício físico suficiente, ter uma dieta equilibrada e dormir o suficiente, são tudo formas de manter o bem-estar e ajudar a poupar tempo.
Também não ignorar as consultas médicas e os eventos sociais, pois são tão importantes para a saúde como tomar os medicamentos e conectar com as pessoas mais próximas emocionalmente.
O cuidador não pode fazer tudo, e algum apoio pode fazer uma enorme diferença. Delegar tarefas pode ser outra opção.
Um serviço de limpeza ou um serviço de entrega de mercearias pode eliminar coisas da lista e libertar tempo para responsabilidades mais importantes que precisam de ser tratadas pessoalmente.
Saber dizer não
Saber quando dizer não e quando não se deve comprometer com um determinado trabalho, pode ser outra estratégia para fazer uma melhor gestão do tempo.
Dividir as grandes tarefas em partes mais pequenas
Quando os cuidadores se vêm confrontados com uma grande tarefa, a melhor estratégia que podem escolher de entre as estratégias de gestão do tempo é dividir essa tarefa em partes para trabalharem eficientemente nela.
Os prestadores de cuidados podem delegar tarefas menos importantes a outras pessoas e perceber que as tarefas não têm de ser feitas completamente de uma só vez.
Não tem de se fazer tudo de uma só vez ou mesmo num dia. Por vezes, dividir uma tarefa em pequenos passos pode ajudar a conseguir muito mais ao longo do tempo.
Utilizar tecnologias que ajudam a poupar tempo
Os cuidadores informais ou formais podem gerir o trabalho utilizando tecnologias que poupam tempo. Atualmente, existem muitas aplicações e software que oferecem esta possibilidade.
Menos horas gastas em tarefas administrativas significam mais horas para os prestadores de cuidados prestarem serviços de cuidados e alcançarem melhores resultados.
A incorporação da tecnologia pode melhorar significativamente a gestão do tempo. Podem utilizar-se ferramentas como aplicações de agendamento, calendários digitais e software de gestão de tarefas para gerir o tempo de forma eficaz.
Conclusão
Para os prestadores de cuidados, a gestão do tempo desempenha um papel fundamental na satisfação das necessidades dos cuidados que prestam.
Com uma miríade de tarefas a realizar todos os dias, a gestão do tempo pode facilitar a sobrecarga que os cuidadores possam sentir.
Uma gestão eficaz do tempo não é um objetivo inatingível. Os prestadores de cuidados podem controlar a pressão e o stress da prestação de cuidados, evitando o esgotamento a longo prazo, e ter uma vida equilibrada e mais saudável a longo prazo se conseguirem gerir o tempo de forma eficaz.
Uma gestão eficaz do tempo pode melhorar significativamente a produtividade e satisfação no trabalho, reduzindo o stress. Ao incorporar estratégias de gestão do tempo nas rotinas diárias, os cuidadores podem gerir o seu tempo de forma mais eficaz, conduzindo a uma atividade mais equilibrada e gratificante.
Juntos Cuidamos Melhor!
Referências:
AgingCare
