Os cuidadores têm sempre uma infinidade de tarefas a que têm que responder. Por isso, saber priorizar e delegar tarefas, dentro do possível, é importante para que possam mais facilmente gerir o seu tempo e encontrar formas de criar pausas, ou tempos de descanso.
Mas, por vezes, é mais fácil falar do que fazer e nem sempre os cuidadores encontram a motivação necessária para encetar mudanças para tornar o seu trabalho mais eficaz e produtivo.
Com algumas estratégias simples e eficazes é possível gerir melhor o tempo e, por conseguinte, alcançar um maior equilíbrio entre trabalho e tempo de descanso.
A gestão eficaz do tempo é crucial para os prestadores de cuidados. Dar prioridade às tarefas, delegar eficazmente e reservar tempo pessoal ajuda a manter o equilíbrio e a eficiência ao longo da prestação de cuidados.
É fundamental que o cuidador não caia na armadilha de pensar que é o único que pode fazer uma tarefa ou pensar que a pode fazer rapidamente. Se não aprender a delegar ou a estabelecer prioridades poderá mais facilmente entrar num processo de burnout.
Passos para delegar e estabelecer prioridades
Antes de passar à prática poderá ser útil começar por seguir um plano com vários passos para estabelecer um processo de delegar e estabelecer prioridades de forma mais eficaz.
Estes são os primeiros passos:
Elaborar uma lista de todas as tarefas
O primeiro passo será fazer uma lista de tudo o que é preciso fazer. Nesta altura ainda não é necessário definir as prioridades, mas é importante não deixar nada de fora.
Identificar o que é urgente e o que é importante
Ajuda muito perceber primeiro o que é que precisa de atenção imediata e se as tarefas, que não forem concluídas imediatamente poderão prejudicar a execução ou a conclusão do trabalho.
Por outro lado, também se devem identificar quais as tarefas que têm uma prioridade alta e dependem de outra coisa, pessoa ou tarefa anterior.
Avaliar a importância e delegar o que é possível
Verificar o que é mais importante e o que só pode ser feito pelo cuidador, permite identificar melhor falhas ou lacunas no trabalho. Depois disto, fica mais fácil perceber o que pode ser delegado para outra pessoa ou para outro serviço.
Ordenar as tarefas
As tarefas devem ser ordenadas na lista de acordo com o tempo que demoram a ser concluídas, começando pela tarefa que requer mais tempo e esforço.
Se não for possível realizar as tarefas mais importantes enquanto as mais pequenas não estiverem concluídas, então é preferível delegar as tarefas mais fáceis para mais facilmente concentrar nas que são mais importantes.
Manter a flexibilidade e a capacidade de adaptação
As coisas mudam frequentemente, e é essencial saber que isso vai acontecer, por isso é essencial ter uma perspetiva mais alargada e não deixar que a lista seja mais um fator de sobrecarga no trabalho. Ser flexível e adaptável ajuda a manter o foco e a concentração reduzindo o stress.
Deixar para amanhã
Por vezes, não é possível fazer tudo e será melhor deixar mesmo para amanhã o que não é possível fazer hoje. Depois de definidas as prioridades, estimar o tempo, e delegar as tarefas que podem ser delegadas, cortar o restante e deixar para o dia seguinte.
Estratégias para uma melhor gestão do tempo dos cuidadores
Se o cuidador se manter organizado durante o dia poderá concluir as tarefas mais facilmente e ter espaço para acontecimentos inesperados ou que saiam da rotina.
Além das estratégias para delegar e estabelecer prioridades que foram enumeradas anteriormente, eis algumas dicas que podem ser adotadas para maximizar a utilização do tempo disponível:
Planear os dias
Ao pensar na lista de tarefas diárias, pode ser útil planear o dia, tendo em conta que este pode não correr como planeado.
Dar prioridade às coisas mais importantes em primeiro lugar, como as consultas médicas ou o abastecimento de medicamentos. Utilizar um calendário grande que a pessoa de quem cuida também possa ver, pode ser uma forma de a fazer sentir-se envolvida e de encorajar a independência no dia a dia.
Planeamento e definição de objetivos
Os prestadores de cuidados já têm um tempo limitado, pelo que despender tempo para planear e estabelecer objetivos pode parecer um fardo adicional.
Por outro lado, o planeamento regular e a definição de objetivos ajudam a minimizar drasticamente o stress e o desperdício de tempo, bem como evitam que os prestadores de cuidados se sintam presos num ciclo interminável de gestão de crises.
Os cuidadores podem planear primeiro o panorama geral e depois dividi-lo em objetivos mais pequenos e exequíveis. Estes podem incluir aspirações pessoais e familiares, bem como objetivos profissionais.
Definir objetivos pessoais
A prestação de cuidados pode limitar a quantidade de tempo que o cuidador tem para se dedicar a si próprio e aos seus objetivos pessoais.
No entanto, é importante reservar tempo para isso também. É importante encontrar formas de desenvolver os talentos e aspirações.
Pode considerar-se estabelecer alguns objetivos pessoais por semana ou por mês, quer seja escrever no diário pessoal ou aprender a cozinhar um novo prato.
Os prestadores de cuidados, provavelmente experimentam com frequência a sensação de nunca ter tempo suficiente num dia. É certamente um sentimento normal.
Por isso é importante adotar estratégias para gerir o tempo para que o cuidador não se sinta tão sobrecarregado todos os dias.
O planeamento regular e a definição de objetivos pessoais e profissionais podem reduzir significativamente o stress e o desperdício de tempo. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e oportunos.
Aplicar a regra 80-20
Conhecida como o Princípio de Pareto, a regra 80-20 sugere que 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Ao identificar e dar prioridade a estas tarefas de grande impacto, os prestadores de cuidados podem gerir eficazmente o seu tempo e aumentar a produtividade.
Definir limites de tempo para as tarefas
Estabelecer limites de tempo para tarefas específicas pode melhorar a concentração e a eficiência.
Os prestadores de cuidados podem utilizar os dados de uma auditoria do tempo para identificar as tarefas que demoram mais tempo do que o previsto e estabelecer limites de tempo em conformidade.
Criar uma auditoria do tempo
O primeiro passo para uma gestão eficaz do tempo envolve compreender como uma pessoa está a gastar o seu tempo. Os prestadores de cuidados podem realizar uma auditoria do tempo, quer manualmente, por escrito ou utilizando uma aplicação de controle do tempo.
Este exercício ajudará a identificar onde é gasta a maior parte do tempo e se é necessário modificar determinados comportamentos para uma melhor gestão do tempo.
O principal objetivo da gestão do tempo é modificar o comportamento e não o tempo. Os cuidadores precisam de saber primeiro como gastam o tempo e ver os seus padrões de comportamento ao longo do dia.
Poderão criar a auditoria do tempo, por escrito ou utilizando a aplicação de controle do tempo, acompanhando as atividades diárias e assim identificar quantas horas gastam diariamente em várias atividades, o que posteriormente, ajudará a compreender os padrões de comportamento no trabalho e a tomar medidas corretivas em conformidade.
Aprender que o suficiente é suficiente
Todas as tarefas a realizar não têm de ser perfeitas. Esperar fazer tudo na perfeição é o maior desperdício de tempo. Algumas pessoas não conseguem começar se pensarem que têm de fazer tudo na perfeição.
Fazer apenas o suficiente para que a pessoa de quem cuida sinta que está a atender às suas necessidades e depois deixar o resto para trás.
Baixar os padrões de exigência
Os padrões normais do dia a dia são muitas vezes esquecidos durante a prestação de cuidados. Esta situação é aceitável.
A casa não tem de estar impecável, não tem de haver uma refeição caseira todas as noites, por exemplo. Dar um desconto por determinada situação pode ser uma forma de produtividade porque ajuda a focar no que é mais importante.
Encontrar formas de se fazer sentir melhor
Por exemplo, uma arrumação rápida, mesmo que signifique atirar coisas para um armário, pode ajudar algumas pessoas a desarrumarem os seus espaços e as suas mentes. Uma rápida limpeza pela casa pode garantir que a casa é uma fonte de conforto e não de angústia.
Deixar a desarrumação e limpeza profunda para uma altura em que não haja tanto stress.
Menos é mais
Livrarmo-nos de coisas que não fazem falta e não as substituir pode ser libertador. Isto pode ser um conceito difícil de transmitir a alguém que não consegue libertar-se de nada ou a um idoso que é obrigado a abdicar de muita coisa, mas ter menos coisas em redor pode ajudar a dar uma sensação de menos para fazer e a reduzir o stress e ansiedade.
Gerir as expectativas
Os prestadores de cuidados precisam de gerir as suas expectativas de forma realista sobre o que podem realizar num dia. Incluir na agenda diária tempo para eventos inesperados ou emergências pode ajudá-los a lidar com o inesperado com menos stress.
Não ter medo de expressar as emoções
Pode ser difícil processar as emoções, especialmente quando se tem a tarefa de apoiar e cuidar de um idoso fragilizado, especialmente se for um familiar, mas honrar a própria reação e emoções é essencial para manter o bem-estar mental.
Controlar a desorganização
Cerca de 20% dos doentes de Alzheimer apresentam comportamentos de acumulação que podem causar riscos de segurança em casa.
Além disso, viver num espaço desordenado também pode dificultar as tarefas diárias básicas, como vestir ou cozinhar.
Ao tentar arrumar o espaço da pessoa que é cuidada, começar sempre por definir uma prioridade e fazer um plano. Por exemplo, se o objetivo é reduzir o risco de queda, fazer uma série de pequenos planos para identificar os objetos que apresentam maior risco.
Um ambiente de trabalho desorganizado pode causar stress e diminuir a produtividade. Os prestadores de cuidados devem procurar arrumar e organizar o espaço de trabalho para aumentar a eficiência.
Aprender a organizar melhor
Se o cuidador tiver pouco tempo, a melhor coisa a fazer é organizar-se.
Existem algumas formas simples de poupar algum tempo todos os dias:
- Manter toda a papelada e documentos importantes num único local
- Manter uma lista de tarefas diárias no mesmo local e atualizar diariamente
- Guardar todos os medicamentos no mesmo sítio e separá-los semanalmente. Também pode ser útil manter uma lista de todos os medicamentos que estão a ser utilizados
- Utilizar auxiliares. Existem muitas ferramentas e recursos que podem ser utilizados. Por exemplo, se a pessoa de quem se cuida tem dificuldade em vestir-se, podem procurar-se ferramentas e auxiliares que ajudem com botões, sapatos com velcro e roupa com elástico na cintura
- Manter um registo das tarefas domésticas regulares, como compras de supermercado, lavandaria, limpeza e preparação de alimentos e programar com antecedência o tempo para todas estas tarefas ajuda a gerir o tempo de forma mais eficiente
Ter atenção ao conforto quando se faz a organização
À medida que os problemas de saúde e o envelhecimento progridem, pode ser necessário passar mais tempo em casa. Nestas circunstâncias, é importante que a casa se torne num local de paz e tranquilidade, em vez de caos. Um lugar confortável e bem organizado pode ajudar a poupar tempo.
Algumas modificações simples podem tornar a casa de qualquer pessoa num lugar mais confortável e organizado:
- Instalar uma sanita elevada e barras de apoio na casa de banho e na banheira
- Trocar os puxadores normais das portas por alternativas fáceis de agarrar, como puxadores de alavanca
- Instalar monitores e sistemas de alerta quando há riscos de deambulação, tais como alarmes de porta e sensores de movimento
- Utilizar iluminação forte para reduzir o risco de queda
Organizar os objetos diários essenciais
Pode parecer óbvio, mas manter as chaves, a carteira e outros objetos essenciais no mesmo local pode ajudar a poupar tempo e a diminuir o stress.
Pode ser mais útil manter os objetos essenciais junto à porta para que seja mais fácil lembrar deles.
Concentrar numa só tarefa de cada vez
As multitarefas podem ser contraproducentes. Concentrar numa só atividade poupa tempo e pode ajudar a organizar as tarefas.
A multitarefa tem um efeito negativo na produtividade e a concentração numa só tarefa pode ajudar os prestadores de cuidados a realizar mais tarefas. Ao concentrar-se numa coisa de cada vez, pode também evitar possíveis distrações.
Bloquear as distrações
É importante bloquear todas as distrações para melhor concentrar num assunto ou tarefa. Durante a prestação de cuidados, utilizar o telemóvel é uma das principais causas de distração.
As distrações acabam por prejudicar o plano diário e o andamento da execução de todas as tarefas.
Estabelecer limites de tempo para as tarefas
Estabelecer um limite de tempo para cada tarefa e utilizar um temporizador para garantir que todas as tarefas recebem a devida atenção.
Desta forma, os prestadores de cuidados podem gerir melhor atividades quotidianas que demoraram mais tempo do que o previsto e podem determinar limites de tempo a certas tarefas.
Este processo pode ajudar a aumentar a eficiência e a reduzir o consumo de tempo.
Reservar algum tempo para as questões pessoais
Embora os prestadores de cuidados ajudem os outros a melhorar a sua saúde e bem-estar, esquecem-se frequentemente da sua própria saúde e acabam por ficar doentes.
Os cuidadores devem sempre reservar tempo para si próprios, para que o seu bem-estar não se perca quando cuidam dos outros.
Ninguém pode ser produtivo quando está física, mental ou emocionalmente esgotado, os prestadores de cuidados só podem prestar um serviço da melhor qualidade quando estão saudáveis.
Programar uma pausa de 3 em 3 horas pode ajudar os cuidadores a manterem a concentração, a produtividade elevada ao longo do dia, a manterem-se saudáveis e a aumentarem os níveis de energia, sem se sentirem esgotados.
Frequentemente negligenciam as suas próprias necessidades, o que leva ao esgotamento físico e mental. É fundamental que os prestadores de cuidados programem pausas regulares e atividades de autocuidado para manterem a sua saúde e produtividade.
Reconhecer as limitações e procurar ajuda é um aspeto essencial da gestão do tempo. Os cuidadores devem pedir ajuda quando se sentem sobrecarregados.
Procurar apoio, seja partilhando as preocupações e emoções com um amigo ou com um familiar ou colega, o mais importante é ter alguém com quem falar.
Procurar ou criar uma rede de outros prestadores de cuidados com quem se possa aprender e partilhar e arranjar tempo para fazer exercício físico suficiente, ter uma dieta equilibrada e dormir o suficiente, são tudo formas de manter o bem-estar e ajudar a poupar tempo.
Também não ignorar as consultas médicas e os eventos sociais, pois são tão importantes para a saúde como tomar os medicamentos e conectar com as pessoas mais próximas emocionalmente.
O cuidador não pode fazer tudo, e algum apoio pode fazer uma enorme diferença. Delegar tarefas pode ser outra opção.
Um serviço de limpeza ou um serviço de entrega de mercearias pode eliminar coisas da lista e libertar tempo para responsabilidades mais importantes que precisam de ser tratadas pessoalmente.
Saber dizer não
Saber quando dizer não e quando não se deve comprometer com um determinado trabalho, pode ser outra estratégia para fazer uma melhor gestão do tempo.
Utilizar tecnologias que ajudam a poupar tempo
Os cuidadores informais ou formais podem gerir o trabalho utilizando tecnologias que poupam tempo. Atualmente, existem muitas aplicações e softwares que oferecem esta possibilidade.
Menos horas gastas em tarefas administrativas significam mais horas para os prestadores de cuidados prestarem serviços de cuidados e alcançarem melhores resultados.
A incorporação da tecnologia pode melhorar significativamente a gestão do tempo. Podem utilizar-se ferramentas como aplicações de agendamento, calendários digitais e software de gestão de tarefas para gerir o tempo de forma eficaz.
Em resumo:
- Utilizar a hora de maior energia do dia para organizar o que precisa de ser feito e trabalhar nisso
- Concentrar numa tarefa simples de cada vez
- Criar uma lista de coisas para fazer todos os dias que seja fácil de gerir
- Fazer listas de tarefas para a semana e definir prioridades
- Fazer um calendário semanal
- Definir objetivos realistas, dividindo as tarefas grandes em mais pequenas
- Aceitar ajuda quando as pessoas oferecem
- Reconhecer que pode ser necessário renunciar a algumas atividades
- Estabelecer prioridades e realizar as tarefas que são mais importantes
- Adiar ou atrasar as tarefas que não são prioritárias
- Riscar da lista as tarefas já realizadas
- Reservar uma hora por dia para fazer chamadas telefónicas. Não deixar que o telemóvel distraia durante o dia
- Dizer não a coisas que não são realmente necessárias
- Estabelecer rotinas e cumpri-las
- Ser proactivo, olhar para o futuro e planear o mais possível
- Procurar recursos de ajuda na comunidade ou com amigos
- Delegar o que é possível nos outros
- Utilizar um calendário de grupo online para saber quem está a ajudar o idoso e o cuidador
- Pedir ajuda quando necessário
- Estabelecer limites de tempo para as tarefas
- Reservar um tempo pessoal todos os dias. Estas pausas ajudam a energizar durante o dia
- Conhecer os próprios limites e não deixar que sejam ultrapassados
Conclusão
Para muitos prestadores de cuidados, arranjar tempo suficiente para satisfazer as necessidades básicas de cada dia pode ser bastante difícil. A ideia de ter intervalos regulares de tempo livre pode até parecer um objetivo inalcançável.
Uma gestão eficaz do tempo e estabelecer uma rotina coerente e sólida pode melhorar significativamente a produtividade e satisfação no trabalho, reduzindo o stress dos cuidadores.
Fazer a gestão do dia a dia e fazer uma boa organização são as chaves para manter o controle sobre o que acontece durante o dia.
Embora a prestação de cuidados a alguém implique acontecimentos inesperados de vez em quando, ter alguma previsibilidade e um sistema de execução das atividades diárias será uma ajuda inestimável.
A prestação de cuidados é, sem dúvida, um compromisso que exige muito tempo. Mas com a utilização de algumas estratégias e regras, pode ser mais fácil gerir melhor o tempo e, por conseguinte, estabelecer prioridades e delegar algumas tarefas de forma mais eficaz.
Ao incorporar estas estratégias nas rotinas diárias, os prestadores de cuidados podem gerir o seu tempo de forma mais eficaz, levando a uma carreira mais equilibrada e gratificante.
A capacidade de desenvolver um sistema para fazer as coisas pode ajudar a utilizar o tempo de forma sensata e a evitar o esgotamento ou burnout.
Em todas as situações, é importante continuar a simplificar, a organizar e a estabelecer prioridades. Eventualmente, todos os esforços tornar-se-ão bons hábitos que farão com que a responsabilidade de prestação de cuidados seja bem-sucedida.
Juntos Cuidamos Melhor!
Referências:
Aging Care
